Электронный документооборот (ЭДО) Контур.Диадок: самый простой способ обмена юридически значимыми документами

Современный бизнес требует скорости, прозрачности и безопасности. Если вы до сих пор тратите время на распечатку счетов-фактур, подписание их «живой» подписью и отправку курьером, вы теряете конкурентное преимущество. Я расскажу почему Контур.Диадок это не просто инструмент, а стратегическое решение для вашей компании.

Зачем переходить на ЭДО?

1. Ускорьте подписание документов в 10 раз

Раньше счет-фактура шел от вас к контрагенту 3 дня? С Диадоком документ доходит за 2 секунды. Больше не нужно ждать почту или курьера. Вы отправляете файл, партнер получает уведомление в личном кабинете или по email, подпись ставится за пару кликов.

Пример из практики: Клиент из Новосибирска сократил цикл согласования актов с 2 недель до 1 дня. Результат — ускорение оплат на 30%.

2. Контроль статуса документа онлайн

Больше никаких звонков с вопросом «Вы получили наш акт?». В Диадоке вы видите:

• Документ доставлен;
• Подписан вашей стороной;
• Подписан контрагентом (или отклонен с комментарием).

Это исключает потерю документов и конфликты.

3. Повысьте сумму входящего НДС

Ошибки в бумажных счетах-фактурах, частая причина претензий от налоговой. Диадок автоматически проверяет:

• Совпадение реквизитов;
• Корректность КПП/ИНН;
• Соответствие формату.

Благодаря этому вы не теряете входящий НДС из-за опечаток.

4. Юридическая сила без бумаги

Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП). Согласно ФЗ №63, они равны бумажным аналогам. Даже при спорах вы предоставите суду электронный оригинал с отметкой времени подписания.

Способы работы с Контур.Диадок

1. Интеграция с ERP-системами (SAP, Oracle, MS Dynamics)

Для крупных компаний с собственными IT-решениями Диадок предлагает API и готовые модули. Документы автоматически загружаются из вашей системы, а статусы синхронизируются в реальном времени.

Кейс: Производственный холдинг внедрил Диадок в SAP. Время на обработку накладных сократилось с 4 часов до 15 минут.

2. Интеграция с 1С 7.7, 8.2, 8.3

Если вы работаете в 1С, установите бесплатный модуль Диадок. Отправляйте счета-фактуры прямо из интерфейса программы. Все данные переносятся автоматически, ручной ввод не нужен.

3. Веб-версия: Работайте без установки ПО

Не хотите интегрировать системы? Заходите в браузерную версию Диадока. Функционал включает:

• Создание и отправку документов;
• Архив с поиском по параметрам;
• Настройку шаблонов.

Идеально для малого бизнеса и фрилансеров.

4. API для кастомных решений

Разработайте свой интерфейс на базе API Диадока. Это подходит для банков, маркетплейсов и сервисов с уникальными процессами.

Личный кабинет Контур.Диадок: документы

• Получайте документы
• Создавайте и отправляйте
• Согласовывайте
• Подписывайте

В Диадоке получение электронных документов абсолютно бесплатно, вам не придется платить ни копейки за входящие файлы. Как только контрагент отправит счет-фактуру или акт, документ моментально появится в вашем личном кабинете. Система позволяет гибко настраивать маршрутизацию: например, автоматически направлять все накладные от поставщика «Альфа» в бухгалтерию, а договоры от клиентов —юристу Иванову. Это избавляет от ручного распределения и потери времени.

Встроенный редактор Диадока помогает быстро формировать УПД, акты выполненных работ или товарные накладные — даже без навыков работы в 1С. Если документ уже готов, просто загрузите его в формате PDF или Excel и отправьте партнеру одной кнопкой. Система поддерживает все популярные форматы, а доставка занимает меньше секунды. Например, вы можете создать счет-фактуру за 2 минуты, подписать КЭП и сразу отправить его в «Леруа Мерлен». Контрагент получит файл до того, как вы закончите кофе.

Забудьте о бесконечных эстафетах с бумажными документами. В Диадоке вы назначаете ответственных за этапы согласования: например, менеджер Петров проверяет спецификации, юристы — условия договора, а директор ставит финальную подпись. Документ автоматически «переходит» от одного сотрудника к другому, собирая ЭП и комментарии. Если кто-то задерживает согласование, система напомнит ему об этом. Так, договор с ООО «СтройГрад», который раньше согласовывался 2 недели, теперь проходит все этапы за 3 дня.

Каждый документ в Диадоке заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая соответствует требованиям ФЗ-63.

Личный кабинет Контур.Диадок: контрагенты

• Приглашайте контрагентов
• Международный ЭДО
• Сверка взаиморасчетов

Представьте, что работа с контрагентами стала такой же простой, как добавление друзей в соцсети. В Диадоке зарегистрированы 1,5 млн компаний, от ИП до федеральных сетей. Найдите партнеров через поиск (например, ООО «СтройГрад» или ИП Иванова), отправьте им запрос на подключение и начинайте обмен документами в тот же день. Если ваш поставщик еще не в системе, пригласите его по email: для него это займет 5 минут. Так, клиент из Екатеринбурга подключил 20 ключевых контрагентов за неделю, заменив бумажный архив на цифровой workflow.

Диадок это пионер в сфере международного электронного документооборота в России. Обменивайтесь инвойсами с китайским заводом или договорами с немецким логистом напрямую, без переводчиков и DHL. Все этапы, такие как отправка, подписание КЭП, архивация, проходят в привычном интерфейсе. Например, экспортер леса из Архангельска сократил расходы на пересылку документов в Финляндию с 15 000 ₽/мес до 0 ₽. И да, это легально: сервис соответствует требованиям eIDAS (регламент ЕС).

Раньше согласование актов с контрагентами напоминало детектив: «У вас задолженность 500 тыс.», — «Нет, у нас 300!». Модуль Взаиморасчёты за минуту сравнит ваши данные с данными партнера, выделит расхождения и сформирует два файла: «Акт сверки с печатями и Протокол разногласий (если суммы не совпали)». Работайте в интерфейсе 1С или через веб-версию — например, бухгалтер ООО «Старт» теперь проводит 20 сверок в месяц, тратя на каждую 7 минут вместо часа. Готовый акт можно отправить контрагенту через Диадок, избежав споров «на словах».

Личный кабинет Контур.Диадок: сотрудники

• Доступ сотрудникам и права
• Создание подразделений
• Кадровый ЭДО

Ваша организация может бесплатно подключить к Диадоку хоть 5, хоть 500 сотрудников, лимитов нет. Для подписания документов каждому пользователю понадобится КЭП (например, директору и главбуху), а для просмотра входящих настройте доступ по логину/паролю. Администратор сам решает, кому какие права дать:

• Менеджеру по закупкам — только прием накладных от поставщиков;
• Юристу — доступ к договорам без права подписи;
• Стажеру — просмотр архивных актов.

Так, в сети ресторанов «Вкус&Ко» 87 сотрудников работают в одном аккаунте, но видят только свои документы.

Создайте в Диадоке структуру своей организации: головной офис, склады, региональные представительства. Когда контрагент отправляет документ, он выбирает нужное подразделение, например «Бухгалтерия Москва» или «Отдел продаж Урал». Система автоматически направит файл туда, куда нужно, как почта сортирует письма по индексам.

Трудовой кодекс (ст. 312.1) разрешает электронный документооборот даже для микробизнеса. Через модуль КЭДО вы:

• Отправляете приказ о приеме на работу — сотрудник подписывает его со смартфона за 2 клика;
• Собираете заявления на отпуск удаленно (например, от курьера в пути);
• Храните все кадровые документы в одном месте с отметкой времени подписания.

Веб-версия и интеграция с учетными системами (1С, «БухСофт») экономят до 70% времени кадровиков. Например, ООО «Стартап» сократило срок оформления новичков с 3 дней до 4 часов.

Контур.Диадок и аналоги

Диадок выигрывает за счет гибкости интеграций и низкой стоимости для малого бизнеса.

Как начать работать с Контур.Диадок?

1. Оставьте заявку на официальном сайте.
2. Выберите тариф.
3. Подключите КЭП (если нет, поможем оформить).

Посмотрите актуальные тарифы на странице оплаты. Первые 30 дней бесплатно длня новых клиентов.

За 5 лет работы с ЭДО я убедился, что Контур.Диадок это не «еще одна система», а возможность избавиться от рутины и сосредоточиться на развитии бизнеса. Подключите сегодня и завтра ваши бухгалтеры скажут вам «спасибо».

Если остались вопросы, пишите в комментарии, отвечу лично.